文件翻譯
為了解開翻譯項目管理的謎團，這篇博客文章的內容將涵蓋翻譯代理項目經理的典型職責以及他們在典型的文件翻譯項目中必須執(zhí)行的常見任務。軟件翻譯或網站翻譯項目的范圍只會略有不同。

一些剛開始接觸翻譯的客戶認為，一定有某種軟件解決方案，可以完全“自動化”進行翻譯或完成本地化項目的項目管理。正如這個系列博客文章所指出的，軟件或自動化不能取代人類項目經理，因為項目變量、需求、項目范圍的例外等眾多因素，人類項目經理是流程中不可或缺的因素。


什么是翻譯項目管理？
翻譯和本地化項目中的項目管理包括識別需求、組織項目計劃，然后確保和管理人力資源以成功完成和交付項目。這些任務的難度和相關挑戰(zhàn)因項目而異。

項目管理準備：項目經理根據客戶的要求，通過對項目范圍的充分理解來開始翻譯項目。然后，他們細化項目需求，以確保準確性?；緛碚f，翻譯項目經理必須準確地規(guī)劃出如何執(zhí)行工作。

確定項目資源：項目經理必須確定什么類型的人力資源（語言專家、工程師等）。并且將根據項目所需的特點來統(tǒng)籌資源。創(chuàng)建項目計劃時必須考慮的因素有：(a) 根據項目的規(guī)模和時間，決定需要多少團隊成員，(b) 有多少種語言，以及 (c) 需要什么類型的資源：語言、工程或生產（桌面出版）。是否需要特定行業(yè)或使用工具的經驗？

創(chuàng)建項目藍圖：項目經理隨后將使用他們的項目管理軟件（Global Project Management Software，或者如 ATA 使用的是 GPMS）：這將使他們能夠輸入所有的要求和資源，從而能夠在他們進行翻譯 / 本地化過程時跟蹤項目預算和文件的預計周期。他們還將制定項目進度表，并在項目規(guī)范中明確客戶的期望。

項目文件管理：項目經理必須檢查源文件，以確定各種因素。他們必須確定文本和圖形文件的格式，因為這將決定生產和多語言桌面出版可能需要哪些軟件和人員。在文件翻譯中，文件格式將對此產生很大影響。例如，這些文件是非結構化的 FrameMaker 還是 XML 格式？

為團隊起草項目說明：項目經理必須為其內部團隊定義并提供項目計劃，該計劃包括清晰的書面項目說明和完成時間點。這些說明可能包括客戶定義的精確標準列表。文件翻譯項目的項目說明示例是對應于每種目標語言的頁腳列表。

內部團隊項目啟動會議：一旦項目說明完成，項目經理將會安排一次內部團隊項目啟動會議。內部啟動會議確保所有團隊成員了解需要做什么以及任何特殊的客戶需求。

行業(yè)主題專家和團隊中的專家可以識別和標記需要在會議期間提請客戶注意的技術問題。示例可以包括用僅在點陣圖格式中可用的文本識別圖形；可能需要 Illustrator 或 Photoshop 的源文件。然后，項目經理根據內部團隊反饋完善項目需求，并為客戶啟動會議做準備。

客戶項目啟動會議：在這次會議中，項目經理討論團隊將如何完成項目目標，并確認最終的項目交付成果。他們還將提請客戶注意在內部團隊啟動會議中發(fā)現的任何生產或工程問題，以便澄清和解決。

項目資源分配：一旦項目經理確定并驗證了項目范圍、時間表和預算，下一個主要任務就是確定根據項目規(guī)模和交付日期而調整人力資源。項目經理必須根據范圍、時間和預算角度來計劃項目。項目經理的主要目標是優(yōu)化人力資源的分配和實施，以最具成本效益的方式實現預算和交付日期目標。在新項目中，項目經理可能會與供應方管理層合作，以找到合適的資源。

語言資源可能在常駐翻譯服務團隊之外，并且可能位于不同國家或地區(qū)。所有這些都將被納入項目進度表。在許多情況下，合格的翻譯機構項目經理不需要親自去供應方管理部門，因為他們過去與客戶的關系以及重復的項目需求將使他們能夠簡單地“知道”與哪些供應商合作。

項目問題升級：翻譯機構項目經理是負責升級項目過程中出現的問題以供解決的主要負責人。發(fā)生問題或項目異常時，團隊成員將向項目經理傳達。一個例子可能是語言專家發(fā)現了“截短的”文本。項目經理將迅速確定誰能解決問題，以及下一步要完成的解決方案。項目經理還必須隨時向客戶通報任何需要客戶投入解決的問題。

客戶溝通：項目經理通過自動狀態(tài)更新、項目報告等，讓客戶了解項目進展的最新情況。在許多情況下，項目經理必須根據團隊成員和語言供應方的反饋向客戶解釋具有高度技術性的問題。

項目經理在收到溝通時會對其進行跟蹤和記錄，以便為將來的項目更新做好記錄。根據團隊成員所在的時區(qū)，需要跟蹤的溝通可能在項目經理一天的很早或很晚才收到。

項目交付：隨著翻譯項目接近完成，項目經理有幾個步驟要完成，以確保交付是完整的，并符合原始項目規(guī)范。

最終文件檢查：如果有 32 個特定格式的源文件，那么在項目交付階段必須有 32 個相同格式的目標語言文件。項目經理必須為項目交付準備文件，并通過首選渠道（翻譯公司的翻譯門戶或客戶的文件傳輸協(xié)議網站）設置交付給客戶。

客戶審查和最終修訂：許多翻譯項目需要客戶的內部審查，甚至國內審查 (ICR)。在這種情況下，請求的更改和修訂會從客戶端返回，并需要對可交付文件進行最終編輯。項目經理整理所有請求的變更，然后將評論和更正傳回制作團隊。最終更新的文件由項目經理在實施和審查修訂后交付給客戶。

翻譯項目后評估：大型項目需要在項目完成后與客戶舉行項目后評估或“事后”復盤會議。項目經理將記錄和記錄以下問題：

客戶有什么更改，為什么要求更改？
確保在翻譯項目管理系統(tǒng)中記錄并保存客戶反饋作為注釋（ATA 使用的是 GPMS）
確保文件已正確歸檔，以備將來使用。

為什么翻譯項目管理對項目成功至關重要
顯然，在這一連串的事件中，有許多地方的溝通可能會中斷，或者可能會出錯。合格的翻譯公司和本地化項目經理有同步的流程來幫助防止錯誤的發(fā)生。

一名合格項目經理的“人的因素”對翻譯項目的成功是絕對必要的。在某些方面，項目經理充當“煙霧探測器”的角色，感知可能影響項目預算或交付日期的偏差的預警信號。簡而言之，項目管理對客戶來說是一項與實際翻譯服務一樣有價值的服務，而翻譯服務是項目的重點。

在為您的翻譯或本地化項目選擇翻譯公司時，您應該要求介紹給您的潛在項目經理。這位有價值且必不可少的團隊成員將是您從項目開始到結束的主要聯系人。
 


翻譯項目管理