文件翻譯
項(xiàng)目管理是成功的翻譯和本地化項(xiàng)目的關(guān)鍵之一。您的翻譯機(jī)構(gòu)將指派一名合格的項(xiàng)目經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)翻譯團(tuán)隊(duì)的工作，并協(xié)商溝通，以達(dá)到關(guān)鍵的項(xiàng)目目標(biāo)并成功地交付項(xiàng)目。
對(duì)網(wǎng)站翻譯、軟件翻譯和文件翻譯項(xiàng)目不熟悉的顧客經(jīng)常會(huì)不清楚自己的責(zé)任，即以正確的文件格式交付明確定義過的內(nèi)容，并向翻譯公司提供合理的指導(dǎo)說明。這篇博文講述了 11 項(xiàng)常見的翻譯項(xiàng)目管理挑戰(zhàn)的前半部分以及最佳實(shí)踐的建議。您可以在此查看本系列的第二篇也是最后一篇博客文章：《11 項(xiàng)翻譯項(xiàng)目的項(xiàng)目管理挑戰(zhàn) 第二部分》(11 Project Management Challenges for Translation Projects, Part 2)。
1. 所提交的用于翻譯分析和項(xiàng)目報(bào)價(jià)的源文件不完整
成本估算（報(bào)價(jià)）是大多數(shù)翻譯項(xiàng)目的第一步，這需要進(jìn)行全面分析，以獲得準(zhǔn)確的翻譯字?jǐn)?shù)。它不僅需要一整套包含文本內(nèi)容的源文件，還需要一整套圖形文件（屏幕截圖或插圖）。許多趕時(shí)間或不熟悉自己遺留項(xiàng)目的顧客會(huì)向他們的翻譯機(jī)構(gòu)提交不完整的源文件。丟失的文件五花八門，從文件項(xiàng)目中的附錄到需要翻譯和本地化的屏幕截圖，都有可能。有些配音 (VO) 項(xiàng)目的顧客甚至在沒有提供期限和劇本的情況下就要求給出報(bào)價(jià)。
顧客通常有一種錯(cuò)誤印象，即翻譯機(jī)構(gòu)在瀏覽檢查源文件的 PDF 輸出后，就可以生成準(zhǔn)確報(bào)價(jià)。雖然只使用 PDF 文件的確可以生成一個(gè)“近似”的估計(jì)，但實(shí)際的翻譯項(xiàng)目和最終準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)卻仍舊需要本地文件格式的源文件。
如果您是第一次提交文件，那么請(qǐng)?jiān)谀膬?nèi)部找一位行業(yè)專家（例如了解您的創(chuàng)作或 web 創(chuàng)建平臺(tái)或技術(shù)的員工），以確認(rèn)您已經(jīng)找到了所有必需的源內(nèi)容文件。這有助于您的語言服務(wù)提供方準(zhǔn)確確定需要翻譯和本地化的內(nèi)容。

2. 提交不需要翻譯的文件
“趕時(shí)間”的顧客經(jīng)常向他們的語言服務(wù)提供方提交帶有不需要翻譯文件的目錄結(jié)構(gòu)。這不僅發(fā)生在顧客時(shí)間緊迫的時(shí)候，也發(fā)生在顧客必須要求翻譯報(bào)價(jià)又不熟悉項(xiàng)目的時(shí)候。顯然，向翻譯公司提交不必要的文件會(huì)增加字?jǐn)?shù)，因而增加您的預(yù)計(jì)成本。并且不需要的文件還可能會(huì)延緩溝通進(jìn)程、延遲報(bào)價(jià)或拖延項(xiàng)目進(jìn)度。
解決方案：如果您需要翻譯報(bào)價(jià)，并且又沒有親自使用所涉及的創(chuàng)作或內(nèi)容創(chuàng)建軟件，那么可以請(qǐng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的專家掃描您收集的文件，以查找是否有應(yīng)該從目錄中刪除的任何不必要文件，然后再將它們提交給您的翻譯提供方。這將避免大量的混亂和不必要的項(xiàng)目時(shí)間浪費(fèi)。
3. 沒有為文件分析提供翻譯記憶 (TM)
顧客有時(shí)會(huì)忘記，他們?cè)陧?xiàng)目早期版本的翻譯過程中就已經(jīng)創(chuàng)建了翻譯記憶庫。將源文件和 TM 一起提交給翻譯公司進(jìn)行分析，然后再獲得準(zhǔn)確的字?jǐn)?shù)和最佳利用方案，這一點(diǎn)至關(guān)重要。任何可信的翻譯機(jī)構(gòu)都會(huì)在項(xiàng)目報(bào)價(jià)時(shí)問您是否有 TM。但是請(qǐng)注意，如果您忽略了 TM，有少數(shù)語言服務(wù)提供方會(huì)非常樂意順勢(shì)而為，直接向您收取更高的費(fèi)用，因?yàn)槟?ldquo;新單詞”量更高。
4. 錯(cuò)誤估計(jì)了精確報(bào)價(jià)的文件分析時(shí)間
一些顧客由于面臨的內(nèi)部壓力，會(huì)要求立即獲得成本估算、“現(xiàn)交現(xiàn)報(bào)”地完成一個(gè)多語言項(xiàng)目報(bào)價(jià)。這在項(xiàng)目是頁數(shù)少、圖形豐富的多語言項(xiàng)目的創(chuàng)意廣告公司中更常見。縮減翻譯機(jī)構(gòu)用于源文件分析的時(shí)間只會(huì)產(chǎn)出不準(zhǔn)確的估計(jì)結(jié)果，并且還會(huì)使您在項(xiàng)目時(shí)間和成本預(yù)期上收到不正確的建議。
5. 對(duì)翻譯項(xiàng)目不切實(shí)際的“加急”期盼
幾乎任何顧客都可能偶爾需要處理一個(gè)“加急”的翻譯項(xiàng)目。產(chǎn)品開發(fā)的意外延遲可能會(huì)推遲翻譯和本地化的時(shí)間表，并迫使完成多語言項(xiàng)目的可用天數(shù)減少。通常，緊急項(xiàng)目的溢價(jià)高達(dá) 35%，以此彌補(bǔ)消耗額外資源帶來的成本。但請(qǐng)注意，您的翻譯合作伙伴并不能總是在很少或根本沒有準(zhǔn)備的情況下召集額外的團(tuán)隊(duì)成員來完成您的項(xiàng)目。
經(jīng)驗(yàn)之談：如果您意識(shí)到您的項(xiàng)目原本的時(shí)間目標(biāo)已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)了，并且一個(gè)加急的翻譯項(xiàng)目可能是必要的，那么請(qǐng)盡可能提前通知您的翻譯伙伴。這將允許您的翻譯項(xiàng)目經(jīng)理在為時(shí)已晚之前修改資源規(guī)劃，以為您的項(xiàng)目留出額外人數(shù)。
6. 忽視對(duì)術(shù)語表的需求
詞匯表開發(fā)是多語言項(xiàng)目中必不可少的第一步，它能確保翻譯的一致性，并確保您的意圖能以所有目標(biāo)語言的形式正確地傳達(dá)給受眾。如果您還沒有術(shù)語表，一家享有盛名的翻譯機(jī)構(gòu)會(huì)在報(bào)價(jià)中包括術(shù)語表的開發(fā)。一旦您建立了一個(gè)術(shù)語表，就可以在未來不斷對(duì)它進(jìn)行迭代更新，這在時(shí)間和成本上對(duì)您都大有裨益。
不熟悉網(wǎng)站翻譯、軟件翻譯和文件翻譯項(xiàng)目的顧客經(jīng)常不清楚自己的職責(zé)，即以正確的文件格式交付明確定義過的內(nèi)容，并向翻譯機(jī)構(gòu)提供具體說明。項(xiàng)目管理是成功的翻譯和本地化項(xiàng)目的關(guān)鍵組成部分。
我們?cè)谥暗牟┪摹?1 項(xiàng)翻譯項(xiàng)目的項(xiàng)目管理挑戰(zhàn) 第一部分》中討論了，您的翻譯機(jī)構(gòu)將如何指派一名合格的項(xiàng)目經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)您的翻譯團(tuán)隊(duì)。第一部分涉及的問題包括：提交文件缺失、忽略提交翻譯記憶以進(jìn)行文件分析、錯(cuò)誤理解時(shí)間框架、對(duì)加急處理項(xiàng)目的不切實(shí)期望以及忽視翻譯項(xiàng)目對(duì)術(shù)語表的需求。這篇博文則繼續(xù)講述了 11 項(xiàng)常見翻譯項(xiàng)目管理挑戰(zhàn)的后半部分以及最佳實(shí)踐的建議。

7. 文件命名與目錄結(jié)構(gòu)不一致

有時(shí)候，顧客進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)提交的文件名和目錄結(jié)構(gòu)與付費(fèi)翻譯項(xiàng)目中使用的實(shí)際源文件有很大不同。顯然，您不應(yīng)該指望您的項(xiàng)目經(jīng)理和翻譯團(tuán)隊(duì)可以“猜出”最終處理的那些文件中，哪些等同于報(bào)價(jià)分析時(shí)的那些文件。當(dāng)目錄結(jié)構(gòu)和文件具有不一致的命名規(guī)范時(shí)，誤解可能會(huì)貫穿翻譯過程的整個(gè)“供應(yīng)鏈”。
解決方案：請(qǐng)與您的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建立標(biāo)準(zhǔn)文件結(jié)構(gòu)和命名約定，并將這些標(biāo)準(zhǔn)告知您的項(xiàng)目經(jīng)理。另一個(gè)應(yīng)該做的決定是，您是否希望交付的譯后文件與英文源文件具有相同的名稱（例如 chap_01.fm），還是您希望用語言標(biāo)識(shí)符重命名文件（例如 DE_chap_01.fm）。

8. 取消翻譯項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

顧客因最后一分鐘出現(xiàn)日程沖突而取消參加翻譯項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的情況并不少見。這其實(shí)違背了顧客的最大利益。翻譯項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是您了解團(tuán)隊(duì)成員和進(jìn)行提問的好時(shí)機(jī)。這也是您的翻譯團(tuán)隊(duì)在工作開始前說明您的目標(biāo)和指導(dǎo)方針的主要機(jī)會(huì)。許多問題可以通過在項(xiàng)目目標(biāo)上建立相互理解來避免。如果所有問題都沒能得到解決，誤解就會(huì)接踵而至，而到了項(xiàng)目中期，再進(jìn)行糾正的難度可能就會(huì)因涉及的目標(biāo)語言的數(shù)量被放大。

9. 預(yù)測譯員的休假時(shí)間表

您翻譯項(xiàng)目中的大多數(shù)語言學(xué)家可能居住在北美之外，或者在其他時(shí)區(qū)工作。您在制定翻譯項(xiàng)目時(shí)間表時(shí)就需要考慮其他國家共有的假期和休假時(shí)間表。例如，許多穆斯林國家在星期五和星期六慶祝他們的周末：星期天是工作日。中國大部分地區(qū)在春節(jié)、端午節(jié)和其他在美國不太知名的節(jié)日期間會(huì)關(guān)閉幾天。歐洲大部分地區(qū)的人們?cè)诎嗽碌拇蟛糠謺r(shí)間都在度假。
您的項(xiàng)目經(jīng)理將建議您一年中可能影響您項(xiàng)目進(jìn)度的某些時(shí)間，并要求您多花幾個(gè)工作日來完成您的翻譯項(xiàng)目。最佳實(shí)踐：提前幾周讓您的項(xiàng)目經(jīng)理知道任何即將到來的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目可能與世界其他地方的“停工時(shí)間”重合。

10. 在電子郵件交流中使用與主題相關(guān)的標(biāo)題

盡管這個(gè)建議看起來不需要提大家也知道，但它卻是溝通失敗的主要原因之一。即使提供翻譯門戶來減少或消除顧客使用電子郵件的機(jī)會(huì)，項(xiàng)目中也還是總會(huì)有“匆忙”的顧客感覺不得不通過電子郵件提出請(qǐng)求。許多事務(wù)繁忙的人只會(huì)查看項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)送的最新一批電子郵件，然后就回復(fù)，并且還在郵件正文中嵌入一個(gè)與主題完全無關(guān)的請(qǐng)求。這可能會(huì)使項(xiàng)目目標(biāo)或項(xiàng)目范圍請(qǐng)求在不相關(guān)的電子郵件中“丟失”，從而使得項(xiàng)目面臨失敗的風(fēng)險(xiǎn)。
經(jīng)驗(yàn)之談：當(dāng)通過電子郵件提出任何對(duì)您的翻譯項(xiàng)目至關(guān)重要的額外請(qǐng)求時(shí)，請(qǐng)一定要用一個(gè)新的、相關(guān)的主題寫一封新的電子郵件。

11. 項(xiàng)目范圍改變

項(xiàng)目經(jīng)理或顧客可能會(huì)發(fā)現(xiàn)需要更改項(xiàng)目范圍。翻譯公司的項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)發(fā)現(xiàn)用于報(bào)價(jià)的文件中之前未發(fā)現(xiàn)的問題，或者圖形地圖可能包含必須本地化的文本，此時(shí)項(xiàng)目就必須增加額外的時(shí)間和費(fèi)用。
翻譯項(xiàng)目開始后（或指導(dǎo)方針改變后），如果顧客發(fā)現(xiàn)需要添加額外的內(nèi)容，那，那么他就應(yīng)該盡快告知項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目范圍的變更可能需要消耗額外的資源，并且肯定會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度，還可能會(huì)延遲項(xiàng)目的完成。因此項(xiàng)目經(jīng)理越早得知變化，就越有余力及時(shí)完成項(xiàng)目。

北京翻譯公司