文件修訂控制第 1 部分：管理修訂和創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)
Date: 2020-09-14 16:20:23Source: 志遠(yuǎn)翻譯
文件翻譯
文件修訂控制涉及許多要素，包括但不限于：
1.管理文件版本
2.創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)文件夾目錄結(jié)構(gòu)
3.跟蹤修訂之間的更改
4.建立零件號(hào)和文件命名協(xié)定
5.管理文件創(chuàng)建和發(fā)布工作流程中的許多步驟
對(duì)于這篇博客文章，以及本系列中關(guān)于修訂控制的其他博客文章，我將重點(diǎn)介紹一些文件，如技術(shù)手冊(cè)、營(yíng)銷(xiāo)宣傳材料或培訓(xùn)材料。
不言而喻，如果您有一個(gè)可行的修訂控制系統(tǒng)，您的生活會(huì)更輕松。不應(yīng)該再絞盡腦汁去想您把文件存放在哪里，或者想知道您是否有最新版本。但是除此之外，還有許多其他原因需要實(shí)施修訂控制系統(tǒng)，例如：
1.確保您的客戶可以獲得最新版本
2.不要提供不應(yīng)該提供的修改
3.保持翻譯文件與英文版本同步
4.如果內(nèi)容有差異或您有客戶投訴，請(qǐng)跟蹤從一個(gè)版本到另一個(gè)版本的更改
5.符合 ISO 9001 標(biāo)準(zhǔn)
6.更輕松與其他作家合作
7.滿足法律要求，例如記錄保留
由于關(guān)于版本控制的主題有太多要討論的內(nèi)容，我將從管理文件版本和創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的文件夾目錄結(jié)構(gòu)開(kāi)始。我將在以后的博客文章中討論其他主題，包括一個(gè)關(guān)于 Adobe FrameMaker 版本控制功能的主題，這是一個(gè)用于技術(shù)文件的流行創(chuàng)作工具。
使用版本控制軟件
版本控制是對(duì)文件、文件或軟件更改的管理。使用版本控制軟件 (VCS) 是自動(dòng)化版本跟蹤的一種有用方式。有許多不同類型的版本控制軟件，包括開(kāi)源和專有軟件。
在文件版本控制的上下文中使用 VCS 的主要好處之一是它可以防止內(nèi)容被多個(gè)用戶覆蓋。使用簽入、簽出系統(tǒng)，您可以查看文件是否可用。如果您將文件存儲(chǔ)在沒(méi)有跟蹤機(jī)制的文件目錄結(jié)構(gòu)中，內(nèi)容被覆蓋的可能性更高。您還可以通過(guò)查看日期、作者和注釋來(lái)查看文件的歷史。
使用 VCS 的另一個(gè)好處是您可以回顧文件的早期版本。如果有多人在處理一個(gè)文件，或者一個(gè)文件的新作者將要編寫(xiě)下一個(gè)修訂版，這將是非常有利的。在軟件創(chuàng)建的情況下，開(kāi)發(fā)人員正在創(chuàng)建代碼，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，您可以將軟件回滾到以前的版本。
毫無(wú)疑問(wèn)，某樣?xùn)|西在哪里，哪個(gè)版本是最新的，如果您是一個(gè)工作時(shí)間和地區(qū)不同的全球團(tuán)隊(duì)的一員，這一點(diǎn)尤其有用。
如果您沒(méi)有 VCS，一些文件創(chuàng)作程序提供跟蹤功能，您也可以創(chuàng)建手動(dòng)系統(tǒng)。我將在未來(lái)的博客文章中更詳細(xì)地討論這一點(diǎn)，該文章將跟蹤修訂之間的變化。
建立文件夾目錄結(jié)構(gòu)
如果不使用版本控制軟件，您可能會(huì)將文件保存在文件夾目錄中。以這種方式管理文件可能會(huì)更具挑戰(zhàn)性，但是如果您有一個(gè)良好的系統(tǒng)并遵循它，您就可以獲得成功。
在目錄結(jié)構(gòu)中管理文件的兩個(gè)主要方面是建立一個(gè)好的文件夾結(jié)構(gòu)與標(biāo)準(zhǔn)的文件夾命名約定。當(dāng)然，訓(xùn)練團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都遵守標(biāo)準(zhǔn)。您所設(shè)置文件夾結(jié)構(gòu)的方式將取決于您的業(yè)務(wù)，但一般來(lái)說(shuō)，請(qǐng)考慮以下因素：
1.文件類型
2.產(chǎn)品類型、名稱和版本
3.語(yǔ)言集
4.項(xiàng)目
5.面向內(nèi)部與外部的文件
6.文件命名約定
在層次結(jié)構(gòu)的頂部設(shè)置具有最大信息類別的結(jié)構(gòu)，并以特定于項(xiàng)目的文件夾結(jié)束。在每個(gè)項(xiàng)目文件夾中，您還應(yīng)該有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的文件夾設(shè)置。對(duì)于項(xiàng)目，請(qǐng)考慮以下事項(xiàng)：
1.變化
2.審閱者評(píng)論
3.紅線
4.制圖法
5.項(xiàng)目信息
6.會(huì)議筆記
7.翻譯
8.早期的版本
9.批準(zhǔn)
10.草稿
11.最終草案
每個(gè)文件夾中大多數(shù)項(xiàng)目的命名約定可能并不太重要，但是您應(yīng)該有草稿和最終文件的命名約定，以及存儲(chǔ)這些文件的過(guò)程。我將在以后的博客文章中進(jìn)一步討論這個(gè)問(wèn)題。
如果您建立了一個(gè)好的文件夾目錄結(jié)構(gòu)，并且每個(gè)人都遵循它，希望您不會(huì)有太多找不到文件或最新文件的情況。
結(jié)論
修訂控制涉及許多組件，例如管理版本控制和使用版本控制軟件，以及建立良好的文件夾結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)文件夾命名約定。從我這里尋找未來(lái)關(guān)于版本控制的博客文章。
文件翻譯
文件修訂控制涉及許多要素，包括但不限于：
1.管理文件版本
2.創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)文件夾目錄結(jié)構(gòu)
3.跟蹤修訂之間的更改
4.建立零件號(hào)和文件命名協(xié)定
5.管理文件創(chuàng)建和發(fā)布工作流程中的許多步驟
對(duì)于這篇博客文章，以及本系列中關(guān)于修訂控制的其他博客文章，我將重點(diǎn)介紹一些文件，如技術(shù)手冊(cè)、營(yíng)銷(xiāo)宣傳材料或培訓(xùn)材料。
不言而喻，如果您有一個(gè)可行的修訂控制系統(tǒng)，您的生活會(huì)更輕松。不應(yīng)該再絞盡腦汁去想您把文件存放在哪里，或者想知道您是否有最新版本。但是除此之外，還有許多其他原因需要實(shí)施修訂控制系統(tǒng)，例如：
1.確保您的客戶可以獲得最新版本
2.不要提供不應(yīng)該提供的修改
3.保持翻譯文件與英文版本同步
4.如果內(nèi)容有差異或您有客戶投訴，請(qǐng)跟蹤從一個(gè)版本到另一個(gè)版本的更改
5.符合 ISO 9001 標(biāo)準(zhǔn)
6.更輕松與其他作家合作
7.滿足法律要求，例如記錄保留
由于關(guān)于版本控制的主題有太多要討論的內(nèi)容，我將從管理文件版本和創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的文件夾目錄結(jié)構(gòu)開(kāi)始。我將在以后的博客文章中討論其他主題，包括一個(gè)關(guān)于 Adobe FrameMaker 版本控制功能的主題，這是一個(gè)用于技術(shù)文件的流行創(chuàng)作工具。
使用版本控制軟件
版本控制是對(duì)文件、文件或軟件更改的管理。使用版本控制軟件 (VCS) 是自動(dòng)化版本跟蹤的一種有用方式。有許多不同類型的版本控制軟件，包括開(kāi)源和專有軟件。
在文件版本控制的上下文中使用 VCS 的主要好處之一是它可以防止內(nèi)容被多個(gè)用戶覆蓋。使用簽入、簽出系統(tǒng)，您可以查看文件是否可用。如果您將文件存儲(chǔ)在沒(méi)有跟蹤機(jī)制的文件目錄結(jié)構(gòu)中，內(nèi)容被覆蓋的可能性更高。您還可以通過(guò)查看日期、作者和注釋來(lái)查看文件的歷史。
使用 VCS 的另一個(gè)好處是您可以回顧文件的早期版本。如果有多人在處理一個(gè)文件，或者一個(gè)文件的新作者將要編寫(xiě)下一個(gè)修訂版，這將是非常有利的。在軟件創(chuàng)建的情況下，開(kāi)發(fā)人員正在創(chuàng)建代碼，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，您可以將軟件回滾到以前的版本。
毫無(wú)疑問(wèn)，某樣?xùn)|西在哪里，哪個(gè)版本是最新的，如果您是一個(gè)工作時(shí)間和地區(qū)不同的全球團(tuán)隊(duì)的一員，這一點(diǎn)尤其有用。
如果您沒(méi)有 VCS，一些文件創(chuàng)作程序提供跟蹤功能，您也可以創(chuàng)建手動(dòng)系統(tǒng)。我將在未來(lái)的博客文章中更詳細(xì)地討論這一點(diǎn)，該文章將跟蹤修訂之間的變化。
建立文件夾目錄結(jié)構(gòu)
如果不使用版本控制軟件，您可能會(huì)將文件保存在文件夾目錄中。以這種方式管理文件可能會(huì)更具挑戰(zhàn)性，但是如果您有一個(gè)良好的系統(tǒng)并遵循它，您就可以獲得成功。
在目錄結(jié)構(gòu)中管理文件的兩個(gè)主要方面是建立一個(gè)好的文件夾結(jié)構(gòu)與標(biāo)準(zhǔn)的文件夾命名約定。當(dāng)然，訓(xùn)練團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都遵守標(biāo)準(zhǔn)。您所設(shè)置文件夾結(jié)構(gòu)的方式將取決于您的業(yè)務(wù)，但一般來(lái)說(shuō)，請(qǐng)考慮以下因素：
1.文件類型
2.產(chǎn)品類型、名稱和版本
3.語(yǔ)言集
4.項(xiàng)目
5.面向內(nèi)部與外部的文件
6.文件命名約定
在層次結(jié)構(gòu)的頂部設(shè)置具有最大信息類別的結(jié)構(gòu)，并以特定于項(xiàng)目的文件夾結(jié)束。在每個(gè)項(xiàng)目文件夾中，您還應(yīng)該有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的文件夾設(shè)置。對(duì)于項(xiàng)目，請(qǐng)考慮以下事項(xiàng)：
1.變化
2.審閱者評(píng)論
3.紅線
4.制圖法
5.項(xiàng)目信息
6.會(huì)議筆記
7.翻譯
8.早期的版本
9.批準(zhǔn)
10.草稿
11.最終草案
每個(gè)文件夾中大多數(shù)項(xiàng)目的命名約定可能并不太重要，但是您應(yīng)該有草稿和最終文件的命名約定，以及存儲(chǔ)這些文件的過(guò)程。我將在以后的博客文章中進(jìn)一步討論這個(gè)問(wèn)題。
如果您建立了一個(gè)好的文件夾目錄結(jié)構(gòu)，并且每個(gè)人都遵循它，希望您不會(huì)有太多找不到文件或最新文件的情況。
結(jié)論
修訂控制涉及許多組件，例如管理版本控制和使用版本控制軟件，以及建立良好的文件夾結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)文件夾命名約定。從我這里尋找未來(lái)關(guān)于版本控制的博客文章。
文件翻譯
The End
