文件翻譯

在我的文檔修訂控制博客文章系列的這一部分，我將描述在整個(gè)創(chuàng)作過(guò)程中關(guān)于修訂控制需要考慮的一些事情。我還會(huì)給您一些關(guān)于版本控制和記錄您的策略與程序的額外提示。

在整個(gè)創(chuàng)作過(guò)程中管理修訂控制

在之前的博客文章中，我談到了版本控制的要素，例如管理文檔版本、創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)文件夾目錄結(jié)構(gòu)、跟蹤版本之間的變化以及建立零件號(hào)和文件命名約定。以下的內(nèi)容可以讓您一瞥如何在整個(gè)創(chuàng)作過(guò)程中實(shí)施這些準(zhǔn)則。

 

啟動(dòng)新項(xiàng)目

如果您要?jiǎng)?chuàng)建新文檔或修改現(xiàn)有文檔，請(qǐng)遵循您建立的文檔部分命名規(guī)則和文件命名規(guī)則。您還需要設(shè)置好文件夾目錄結(jié)構(gòu)。

在審核周期中管理文檔

在審閱周期中，您不希望審閱者認(rèn)為文檔是最終草稿，并將其保存下來(lái)以供重用。為了防止這種情況發(fā)生，您需要在文檔上創(chuàng)建某種明顯的標(biāo)識(shí)符，以反映這份文檔是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或圖章。您也可以使用您的寫(xiě)作工具提供的任何功能。

對(duì)于評(píng)審者來(lái)說(shuō)，了解修訂之間的變化是很有幫助的，這樣他們就知道應(yīng)該關(guān)注什么，尤其是如果是一份很長(zhǎng)的技術(shù)性文檔。

您應(yīng)該在審閱周期內(nèi)為文檔建立一個(gè)命名系統(tǒng)，尤其是如果您通常有多個(gè)審閱周期。這個(gè)步驟很簡(jiǎn)單，比如可以在文件名中添加 V1、V2 這樣或者 1、2、3 等文件版本號(hào)。例如：

ABC_ 快速入門(mén) _ 英語(yǔ) _10036_V1

您還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建一個(gè)文件目錄文件夾來(lái)存儲(chǔ)草稿。

最終確定并發(fā)布文檔

確定誰(shuí)負(fù)責(zé)保存最終文件以及文件應(yīng)存放在哪里，并遵循標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào)和文件命名系統(tǒng)。您還要決定如何處理草稿。
其他人可能需要將文檔上傳到網(wǎng)站、打印或通過(guò)配置管理發(fā)布。如果是這樣，請(qǐng)確保您與這些人員建立了一個(gè)流程，這樣在其他文件夾或其他地方就不會(huì)有多個(gè)版本的文檔可用?？紤]創(chuàng)建一個(gè)核對(duì)表，包括所有過(guò)程和步驟。

打印紙質(zhì)副本

如果您為內(nèi)部團(tuán)隊(duì)（如客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)）打印紙質(zhì)副本，請(qǐng)記錄它們所在的位置，并建立一個(gè)流程，以便在發(fā)布新版本或新文檔時(shí)更新它們。

提供溝通計(jì)劃

創(chuàng)建內(nèi)部和外部溝通計(jì)劃，讓您的客戶知道文檔已經(jīng)更新或創(chuàng)建出來(lái)了。如果合適的話，對(duì)于修訂版，要說(shuō)明有什么變化。

遵循翻譯文件的標(biāo)準(zhǔn)程序

如果您翻譯文檔，請(qǐng)使用文件命名系統(tǒng)并確定主文檔的存儲(chǔ)位置。此外，請(qǐng)遵循本節(jié)中適用于翻譯文檔的任何流程。

管理文檔的技巧

 

以下是我推薦的其他一些東西，可以幫助您管理版本控制過(guò)程。

創(chuàng)建文檔主列表

創(chuàng)建所有文檔的主列表，包括標(biāo)題、章節(jié)號(hào)、修訂字母、語(yǔ)言和您可能想要搜索的任何其他信息。擁有一個(gè)可以搜索和參考的列表將有助于您管理文檔和處理文件清單。這將提供文檔集的整體視圖，您可以參考當(dāng)前版本并管理語(yǔ)言支持。此外，如果產(chǎn)品中有什么變化，您可以很容易地看到哪些文檔可能會(huì)受到影響。

記錄政策和程序

我建議寫(xiě)下您所有的修訂控制政策和程序，供團(tuán)隊(duì)遵循。忘記細(xì)節(jié)是很容易的，尤其是當(dāng)您新進(jìn)入一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，所以有一個(gè)參考是有幫助的。當(dāng)新作家加入時(shí)，這將幫助他們學(xué)習(xí)這個(gè)系統(tǒng)，而不需要花費(fèi)太多的訓(xùn)練時(shí)間。

創(chuàng)建文檔報(bào)廢計(jì)劃

我還建議為發(fā)布的文檔建立一個(gè)文檔淘汰計(jì)劃和定期審查周期，并將這些納入您的政策和程序文檔中。我們經(jīng)常忙于關(guān)注即將發(fā)生的事情，以至于忘記了已經(jīng)為為顧客們提供的文檔。然而，如果您的網(wǎng)站上有過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤的內(nèi)容，它們都會(huì)變成一種隱患。顧客可能會(huì)抱怨并開(kāi)始懷疑您提供的信息，這可能最終會(huì)傷害顧客忠誠(chéng)度或勸阻潛在的新顧客，而且還可能產(chǎn)生一定的法律后果。建立并遵循文件廢棄計(jì)劃和審查周期，便可以確保您所掌握的信息是最新的和正確的。

結(jié)論

在整個(gè)創(chuàng)作過(guò)程中，有許多方法可以管理版本控制。記錄您的政策和程序?qū)⒂兄诒３忠恢滦?。?qǐng)?jiān)谖业牟┛椭袑ふ谊P(guān)于 Adobe FrameMaker 中修訂控制功能的文章。
 


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